Общение с таможенными органами должно вестись в форме официальной переписки. Вся корреспонденция должна регистрироваться в соответствующих журналах. Любые устные запросы указания, советы, рекомендации, обещания, угрозы и не имеют юридической силы. Направление и получение документов по электронной почте, даже через официальные адреса e-mail таможенных органов, недопустимо.
Порядок отправки документов
Направление документов в таможенный орган должно производиться ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО следующими способами:
- вручение всего пакета документов непосредственно в канцелярии таможни должностному лицу с проставлением отметки о вручении и подписи на каждом листе описи (списка) вручаемых документов. Не поленитесь проверить служебное удостоверение сотрудника таможни, получающего корреспонденцию; бывали случаи, когда документы получали уборщицы, водители, посторонние лица.
- направление почтового сообщения с уведомлением о вручении и ОБЯЗАТЕЛЬНОЙ описью вложения по форме, установленной Почтой России.
Очень часто сотрудники таможни отказываются получать на руки корреспонденцию; бывает, что доступ в канцелярию ограничивается службой таможенной охраны. В этих случаях Вам предлагается опустить документы в специальный ящик для почты, который обычно висит при входе в таможенный орган. Передача документов таким образом - большая ошибка! Опустив документы в ящик, Вы лишаете себя возможности доказать факт вручения документов. В случае, если Вы должны предоставить документы к определенному сроку, только отметка почты или должностного лица таможни с указанием даты получения являются доказательством своевременного вручения. Эту ошибку часто совершают курьеры, в т.ч. наемные. Не позволяйте лицам, которым Вы доверяете перевозку и вручение столь важной корреспонденции, ставить Вашу компанию под удар подобными действиями.
Что делать если таможня не принимает документы
При отказе в приеме документов или невозможности их вручения направляйте документы только по почте, как это описано выше. Если сроки поджимают, сдавайте почтовое отправление в отделение связи, на территории которого находится таможенный орган. В большинстве случаев Ваше отправление не уйдет в почтовый распределительный центр, а будет доставлено получателю в максимально короткий срок.
При наличии споров с таможней, оспаривании незаконных действий, взыскании ущерба и убытков важен каждый документ, почтовый конверт, каждая отметка и подпись. Сохраняйте все документы, в т.ч. конверты, уведомления, почтовые квитанции и т.п. В практике нашей работы часто бывают случаи, что наличие оригинального почтового конверта является решающим фактором при принятии судом решения в пользу участника ВЭД. Во многих делах это экономит миллионы рублей.
Когда Вы получаете корреспонденцию с уведомлением о вручении, проверяйте вложение до подписания квитанции в присутствии почтальона. Часто бывает, что по недосмотру или другим причинам сотрудники таможни не докладывают какие-то документы, не забывая при этом указать их в описи почтового вложения. Расписавшись без проверки, Вы тем самым подтверждаете получение всего, что указано в описи. При обнаружении несоответствия документов описи, конверта без вложения или вложения в виде пустых листов требуйте от сотрудника почты составления акта по установленной Почтой России форме. Уведомление о вручении в этом случае не подписывайте.
Данные рекомендации применимы и при ведении переписки с другими государственными, в том числе правоохранительными органами.